SMS czy e-mail? Jak skutecznie przypominać o wizytach

Znasz ten scenariusz? Kalendarz wypełniony po brzegi, materiały przygotowane, a pacjent… nie pojawia się na wizycie. Każda taka sytuacja to strata Twojego cennego czasu i potencjalnych dochodów. Na szczęście jest na to sposób: automatyzacja komunikacji z rodzicami.

Wysłanie przypomnienia to chwila, ale pomnożona przez liczbę pacjentów w tygodniu, zamienia się w dodatkową godzinę pracy. Dlatego coraz więcej logopedów sięga po systemy, które robią to za nich. Pozostaje jednak pytanie: co wybrać? Starego, dobrego e-maila czy krótki i szybki SMS? Sprawdźmy, które rozwiązanie lepiej sprawdzi się w Twoim gabinecie.

Automatyczne przypomnienia o wizycie logopedycznej

Dobry system pozwala ustawić automatyczne przypomnienia raz, a potem wysyła je za Ciebie przed każdą wizytą.

E-mail – stary, dobry znajomy. Czy na pewno do przypomnień?

Wydaje się, że e-mail to podstawa komunikacji w internecie. I słusznie! Ma swoje niezaprzeczalne zalety w pracy logopedy, ale czy na pewno nadaje się do szybkich przypomnień o wizycie?

Gdzie e-mail wciąż daje radę?

E-mail jest niezastąpiony, gdy potrzebujesz przekazać więcej informacji. Świetnie sprawdzi się do wysyłki:

• podsumowania wizyty z dokładnym opisem ćwiczeń,
• zaleceń terapeutycznych na kolejne tygodnie,
• materiałów do pracy w domu w formie plików PDF czy linków.

Daje Ci przestrzeń na szczegółowy opis i wygodne załączanie plików, co jest jego ogromną siłą.

Minusy e-maila w szybkiej komunikacji

Problem pojawia się, gdy liczy się czas. Skrzynki mailowe rodziców często pękają w szwach od newsletterów, ofert i powiadomień. Twoja wiadomość, nawet z ważnym tytułem, może utknąć między innymi mailami i zostać odczytana po kilku godzinach, a nawet dniach. A przecież nie o to chodzi w przypomnieniu, prawda?

Siła 160 znaków, czyli dlaczego SMS rządzi w przypomnieniach

Komunikacja SMS to zupełnie inna bajka. Jej największą zaletą jest prostota i szybkość dotarcia. W kontekście przypominania o wizytach, te dwie cechy są na wagę złota.

Gwarancja odczytania – wiadomość prosto na ekran telefonu

Statystyki nie kłamią – ponad 95% wiadomości SMS jest odczytywanych w ciągu pierwszych 3 minut od ich otrzymania. To ogromna przewaga nad e-mailem. Wiadomość pojawia się bezpośrednio na zablokowanym ekranie telefonu, więc rodzic widzi ją od razu, bez konieczności logowania się do poczty czy przeszukiwania spamu.

Sprawdzenie statusu wysłanych SMS-ów do pacjentów

Dzięki śledzeniu statusu wiadomości masz pewność, że przypomnienie dotarło do rodzica.

Prostota, która oszczędza czas (Twój i rodzica)

Krótka wiadomość w stylu: "Przypominamy o wizycie logopedycznej jutro (wtorek, 19.08) o 16:00. Pozdrawiamy, [Nazwa Gabinetu]" jest konkretna i zawiera wszystko, co trzeba. Rodzic w mgnieniu oka sprawdza termin, a Ty masz pewność, że informacja dotarła. Bez zbędnych ozdobników i długich akapitów.

SMS vs e-mail: Kto wygrywa w kluczowych sytuacjach?

Zobaczmy, jak oba rozwiązania sprawdzają się w trzech typowych sytuacjach w gabinecie.

Sytuacja 1: Przypomnienie na dzień przed wizytą

Potrzebujesz pewności, że rodzic zobaczy informację i zaplanuje dzień pod wizytę. Krótka wiadomość na telefon, którą odczyta w drodze z pracy czy czekając na dziecko w szkole, jest tutaj idealna. Zwycięzca: SMS

Sytuacja 2: Informacja o nagłym odwołaniu zajęć

Zdarza się każdemu – choroba lub sytuacja losowa zmusza Cię do odwołania wizyty. Musisz natychmiast poinformować o tym rodzica. Wysyłanie e-maila z nadzieją, że zostanie szybko odczytany, jest zbyt ryzykowne. SMS daje znacznie większą szansę na błyskawiczne dotarcie z informacją. Zwycięzca: SMS

Sytuacja 3: Wysyłka zaleceń i materiałów po wizycie

Chcesz przekazać rodzicowi zestaw ćwiczeń w pliku PDF, link do filmiku instruktażowego i kilka akapitów opisu. Próba upchnięcia tego w SMS-ie byłaby niepraktyczna i chaotyczna. Tutaj e-mail pokazuje swoją pełną moc. Zwycięzca: E-mail

Jak połączyć oba światy w swoim gabinecie?

Odpowiedź jest prosta: nie musisz wybierać. Kluczem jest korzystanie z obu narzędzi zgodnie z ich przeznaczeniem. Ręczne zarządzanie wysyłką SMS-ów i e-maili byłoby jednak koszmarem.

Dlatego najlepszym rozwiązaniem jest dobry system do zarządzania gabinetem, który pozwala zautomatyzować oba kanały komunikacji. Możesz w nim ustawić reguły, np.:

• automatyczne przypomnienie SMS na 24 godziny przed każdą wizytą,
• automatyczny e-mail z zaleceniami i materiałami wysyłany godzinę po zakończeniu spotkania.

Raz skonfigurowany system dba o komunikację za Ciebie, a Ty zyskujesz spokój i pewność, że rodzice są zawsze na bieżąco.

Konfiguracja automatycznych wiadomości SMS dla logopedy

Nowoczesne systemy pozwalają łatwo skonfigurować treść i czas wysyłki automatycznych powiadomień.

Chcesz zobaczyć, jak prosta może być automatyczna wysyłka przypomnień SMS w Twoim gabinecie? Sprawdź możliwości naszego systemu i przekonaj się, ile czasu możesz zaoszczędzić każdego dnia. Ogranicz liczbę nieobecności i skup się na tym, co najważniejsze – terapii Twoich pacjentów.