Zamiast Excela, 6 godzin więcej czasu. Zobacz, jak zrobił to gabinet „Łatwo Mówić”

Zarządzanie rosnącym gabinetem logopedycznym to nie tylko praca z pacjentami, ale także ogrom pracy administracyjnej. Koordynacja grafiku zespołu, prowadzenie dokumentacji i stały kontakt z rodzicami potrafią pochłonąć cenne godziny, które można by przeznaczyć na rozwój placówki.

Zapytaliśmy Alicję Musiał, założycielkę gabinetu Łatwo Mówić, jak wdrożenie Logoplan pomogło jej opanować organizacyjny chaos i ułatwiło skalowanie działalności.

Wyzwania, które hamowały rozwój – chaos w grafiku i stosy papieru

Przed wdrożeniem naszego systemu dla logopedów Logoplanu, gabinet Alicji, jak wiele innych placówek, mierzył się z typowymi problemami rosnącej firmy.

"Przed wdrożeniem Logoplanu największym wyzwaniem była organizacja grafiku oraz nadzór nad dokumentacją pacjentów. Wszystko prowadziłam w zeszytach i arkuszach Excel, co zajmowało sporo czasu i łatwo było o pomyłkę. Dużym problemem było też przypominanie rodzicom o wizytach — wymagało to wielu telefonów i wiadomości." – wspomina Alicja.

Główne problemy, z którymi borykał się zespół "Łatwo Mówić", to:

• Chaos w grafiku zespołu: Brak centralnego systemu prowadził do pomyłek i nieporozumień. Koordynacja pracy kilku terapeutów była prawdziwym wyzwaniem.
• Nieefektywna dokumentacja: Papierowe karty i arkusze Excel spowalniały pracę i utrudniały szybki dostęp do historii terapii pacjenta.
• Czasochłonna komunikacja: Ręczne wysyłanie przypomnień o wizytach zajmowało mnóstwo czasu i energii.

Logoplan jako rozwiązanie – centrum zarządzania gabinetem

Wdrożenie Logoplanu pozwoliło zamienić chaos w uporządkowany i w dużej mierze zautomatyzowany proces. Alicja podkreśla, że kluczowe okazały się trzy funkcje, które bezpośrednio odpowiedziały na jej największe wyzwania.

"Największą wartość przyniosły powiadomienia SMS i kalendarz. Automatyczne przypomnienia niemal całkowicie wyeliminowały nieobecności bez uprzedzenia. Kalendarz z kolei ułatwia planowanie pracy, zwłaszcza przy kilku terapeutach w zespole."

Dzięki naszemu narzędziu dla specjalistów gabinet zyskał:

• Wspólny kalendarz dla całego zespołu, który uporządkował grafiki i wyeliminował ryzyko pomyłek.
• Cyfrową kartę pacjenta, która gromadzi wszystkie dane w jednym, łatwo dostępnym miejscu. Nasi użytkownicy mówią też, że po przetestowaniu wielu kart pacjenta, nasza powinna być standardem rynkowym!
• Automatyczne powiadomienia SMS, które przejęły obowiązek przypominania o wizytach, budując jednocześnie profesjonalny wizerunek firmy.

Wyniki, które mówią same za siebie – konkretne korzyści dla "Łatwo Mówić"

Przejście na Logoplan przyniosło realne i mierzalne efekty:

• Oszczędność do 6 godzin tygodniowo "Szacuję, że oszczędzam około 4–6 godzin tygodniowo. To naprawdę dużo, biorąc pod uwagę, że wcześniej część weekendu poświęcałam na organizację grafiku i dokumentację."
• Koniec z nieodwołanymi wizytami Dzięki automatycznym przypomnieniom problem zapomnianych wizyt zniknął. Jak mówi Alicja: „Liczba odwołanych w ostatniej chwili wizyt spadła praktycznie do zera.”
• Pozytywne reakcje rodziców Rodzice docenili profesjonalną komunikację. „Są bardzo zadowoleni – doceniają jasne, automatyczne przypomnienia. Często słyszę, że dzięki temu nie zapominają o zajęciach.”
• Łatwiejsze skalowanie biznesu Uporządkowanie procesów i standaryzacja pracy pozwoliły na dalszy rozwój. „Dzięki ujednoliceniu dokumentacji i automatyzacji procesów mogłam bez problemu zatrudnić kolejnych specjalistów i przyjąć więcej pacjentów. System porządkuje pracę, więc rozwój gabinetu stał się dużo prostszy i bardziej kontrolowany.”

Jak Logoplan zmienił typowy dzień pracy w gabinecie?

Alicja opisuje, jak wygląda teraz organizacja pracy w placówce:

"Dzień zaczynamy od sprawdzenia wspólnego kalendarza – wszyscy widzą swoje grafiki. Jeśli ktoś zgłosi nieobecność, od razu mogę zmienić terminy i rodzice dostają automatyczne powiadomienia. Na koniec dnia każdy terapeuta uzupełnia swoje karty pacjentów, a ja mam pełny wgląd w postępy pracy. Wszystko jest transparentne i dobrze zorganizowane."

Podsumowanie

Historia gabinetu "Łatwo Mówić" to doskonały przykład, jak nowoczesne narzędzie może zrewolucjonizować codzienną pracę, uwolnić czas i otworzyć drzwi do dalszego rozwoju. Automatyzacja, centralizacja danych i usprawnienie komunikacji to klucz do sukcesu w zarządzaniu nowoczesną placówką logopedyczną.

Chcesz zobaczyć, jak Logoplan może odmienić Twój gabinet? Przetestuj Logoplan i przekonaj się, ile czasu możesz zyskać.