Jak Jagoda Bach stworzyła standard komunikacji w swoim zespole dzięki Logoplanowi.

Przejście z jednoosobowej działalności do zarządzania zespołem to jeden z najważniejszych i najtrudniejszych momentów w rozwoju gabinetu. To czas, w którym dotychczasowe metody, jak prosty kalendarz Google czy przesyłanie sobie plików PDF, przestają wystarczać. Priorytetem staje się wtedy optymalizacja grafiku wizyt logopedycznych oraz pełne bezpieczeństwo danych pacjentów.

Jagoda Bach w swoim gabinecie Fabryka Języka potrzebowała platformy do zarządzania gabinetem logopedycznym, która wyeliminuje problemy komunikacyjne i chaos, który przy tym powstaje, a dodatkowo będzie mogła dzięki temu trzymać rękę na pulsie bez konieczności ciągłego dopytywania pracowników o ich dostępność oraz będzie mogła zapewnić bezpieczeństwo danych pacjentów. Dzięki wdrożeniu Logoplanu, Jagoda zyskała „żywy” system, w którym dokładnie widzi, kiedy dany specjalista kończy zajęcia i kiedy może zapisać kolejnego pacjenta. 

Wyzwanie: Zastąpić statyczne grafiki „żywym” systemem

Na początku, budowy swojego gabinetu, w momencie kiedy komunikacja opierała się na przesyłaniu plików PDF, Pani Jagoda zauważyła, jak wiele energii oraz czasu pochłania brak bieżącego wglądu w harmonogram.

• Brak aktualizacji w czasie rzeczywistym: W tradycyjnym modelu trudno było stwierdzić, kiedy specjalista ma „okienko” lub kończy zajęcia.
• Chaos komunikacyjny: Konieczność dzwonienia do pracowników, by ustalić wolne terminy, generowała niepotrzebny stres oraz straty czasu, który można poświęcić na terapię z kolejnym pacjentem. 
• Potrzeba standaryzacji: Przy budowaniu zespołu kluczowe stało się stworzenie wspólnego centrum dowodzenia, w którym każdy widzi to samo.

Rozwiązanie: Transparentność, bezpieczeństwo i automatyzacja, które budują komfort pracy

Wdrożenie Logoplanu od pierwszego dnia zarządzania zespołem pozwoliło Pani Jagodzie uniknąć błędów organizacyjnych i od razu wprowadzić profesjonalne standardy.

1. Bieżący podgląd na życie gabinetu Największą wartością okazała się możliwość monitorowania pracy zespołu na żywo.

„Widzę cały czas na świeżo i na bieżąco, który pracownik o której kończy, kiedy ma okienko i kiedy ewentualnie mogę zapisać pacjenta. To jest dla mnie duże ułatwienie”.

2. Oszczędność czasu dzięki powiadomieniom SMS Automatyzacja przypomnień o wizytach to funkcja, którą docenili zarówno terapeuci, jak i rodzice.

• Koniec z ręcznym pisaniem SMS-ów: System wykonuje tę pracę w tle, co jest ogromną oszczędnością czasu.
• Pozytywna reakcja pacjentów: Rodzice chwalą profesjonalne „przypominajki”.

3. Profesjonalne przekazanie pacjentów do pracowników i ochrona prywatności pracowników Logoplan ułatwił również codzienną współpracę między specjalistami.

• Szybkie opisy pacjentów: Przy zapisywaniu wizyty do pracownika, Pani Jagoda dodaje krótki opis problemu, aby zespół od razu wiedział, z kim będzie pracował.
• Prywatność terapeutów: Specjaliści mogą wysyłać komunikację do pacjentów przez system, bez konieczności używania prywatnych numerów telefonów.

Efekt: Sprawna organizacja i lepsza atmosfera w zespole

Dzięki Logoplanowi zarządzanie placówką stało się bardziej intuicyjne. Możliwość zgrania „okienek” w grafikach pozwala na wspólne spotkania zespołu i lepszą koordynację pracy nad pacjentami.

Choć Pani Jagoda wciąż ceni tradycyjną dokumentację papierową, Logoplan stał się dla niej niezastąpionym narzędziem logistycznym. System pozwolił na stworzenie miejsca, w którym każdy wie, co ma robić, a właścicielka ma pełną kontrolę nad rozwojem swojego biznesu.

„Umożliwia to spotkanie się na okienku... ja i dziewczyny wiemy, kiedy one przyjeżdżają i odjeżdżają. To jest fajne, że widzę to na bieżąco”.

Podsumowanie

Historia Jagody Bach pokazuje, że nowoczesny system do zarządzania gabinetem to nie tylko narzędzie dla dużych klinik, ale niezbędna pomoc dla każdego, kto pracuje samodzielnie lub zatrudnia choćby jednego pracownika. 

Chcesz zobaczyć, jak Logoplan może odmienić Twój gabinet? Przetestuj Logoplan i przekonaj się, ile czasu możesz zyskać.