"Przed Logoplanem był chaos." Jak Akademia Dialogu i Rozwoju odzyskała kontrolę i usprawniła pracę 10 specjalistów?

Zarządzanie rosnącym gabinetem logopedycznym to prawdziwe wyzwanie. Koordynacja grafiku kilku specjalistów, setki wizyt w miesiącu i nieustanna komunikacja z rodzicami – łatwo o chaos, który kradnie czas i energię. Z takimi problemami mierzyła się Katarzyna Grzesiak, współwłaścicielka Akademii Dialogu i Rozwoju, która na co dzień zarządza zespołem blisko 10 specjalistów.

W naszej rozmowie opowiedziała, jak wdrożenie Logoplanu zmieniło codzienną pracę jej placówki, pozwoliło odzyskać kontrolę i skupić się na tym, co najważniejsze – skutecznej terapii.

Wyzwanie: Chaos, ginące karteczki i podwójne rezerwacje

Przed wdrożeniem Logoplanu największym problemem w Akademii był, jak ujęła to Katarzyna, wszechobecny chaos. Ręczne zapisywanie wizyt w zeszytach prowadziło do nieporozumień i utraty cennych informacji.

"Przed wdrożeniem Logoplanu panował chaos. Zdarzało się, że nie wiedziałam, czy pacjent pojawi się na wizycie, a raz nawet umówiłam dwie osoby na tę samą godzinę. Informacje o nowych klientach gubiły się na karteczkach, a zeszyt nie zawsze miałam pod ręką. Teraz Logoplan mam zawsze przy sobie w telefonie, więc mogę w każdej chwili dodać nowego pacjenta i o nim nie zapomnieć".

Brak centralnego systemu oznaczał nie tylko ryzyko pomyłek, ale także realne straty czasowe i finansowe, wynikające z nieodwołanych wizyt i braku skutecznego sposobu na komunikację z rodzicami.

Rozwiązanie nr 1: Automatyczne SMS-y, które dają spokój ducha

Funkcją, która przyniosła natychmiastową zmianę, były automatyczne powiadomienia SMS. To proste rozwiązanie wyeliminowało konieczność ręcznego przypominania każdemu rodzicowi o wizycie, co w skali całego zespołu było ogromnym obciążeniem.

"Dzięki automatycznym powiadomieniom nie muszę już zastanawiać się, czy wysłałam każdemu wiadomość. System robi to za mnie o ustalonej porze. Wystarczy, że rano wejdę w harmonogram i od razu widzę, kto potwierdził wizytę. To daje mi ogromny spokój i pewność, jak będzie wyglądał mój dzień pracy".

Co więcej, SMS-y skróciły czas rozmów telefonicznych, które często przeradzały się w nieplanowane konsultacje. Rodzice nauczyli się w prosty sposób potwierdzać wizyty, co dało terapeutom jasny obraz grafiku na każdy dzień.

Rozwiązanie nr 2: Jeden, wspólny grafik, by zarządzać całym zespołem

Przy zespole liczącym 10 specjalistów kluczowe stało się sprawne zarządzanie kalendarzem i dostępnością gabinetów. Logoplan zapewnił "widok z lotu ptaka" na pracę całej placówki.

"Wspólny kalendarz to dla nas kluczowe ułatwienie. Mamy wgląd w grafiki wszystkich specjalistów, widzimy, kto i gdzie ma zajęcia oraz które gabinety są wolne. Dzięki temu unikamy ciągłych pytań: 'Kto? Gdzie? Kiedy?'. Każdy może samodzielnie sprawdzić potrzebne informacje, co znacznie usprawnia naszą współpracę".

Dzięki temu planowanie stało się proste i przejrzyste. Każdy specjalista widzi obłożenie gabinetów, co eliminuje konflikty rezerwacyjne i usprawnia wewnętrzną komunikację.

Rozwiązanie nr 3: Cyfrowa karta pacjenta i łatwiejsza współpraca

Kolejnym przełomem było przeniesienie dokumentacji do systemu. Koniec z szukaniem teczek i segregatorów tuż przed wizytą.

"Cyfrowa karta pacjenta to ogromna pomoc, bo cała historia terapii jest w jednym miejscu. Nie musimy już przeszukiwać szaf i segregatorów. Wystarczy jedno kliknięcie, żeby zobaczyć diagnozę, dodać notatki czy wysłać zalecenia rodzicowi. To proste, wygodne i eliminuje problem gubiących się kartek".

Co ważne, Logoplan umożliwił przypisanie jednego pacjenta do kilku specjalistów. To game-changer dla placówek, gdzie dziecko jest pod opieką np. logopedy i fizjoterapeuty. Zespół ma wgląd w notatki i diagnozy innych, co przyspiesza wymianę informacji i podnosi jakość terapii.

Efekt: Oszczędność czasu i fundament pod dalszy rozwój

Zapytana o konkretne korzyści, Katarzyna szacuje, że dzięki automatyzacji oszczędza co najmniej godzinę tygodniowo. W skali miesiąca i całego zespołu to czas, który można przeznaczyć na rozwój, przygotowanie materiałów czy po prostu chwilę oddechu.

Logoplan stał się także narzędziem do strategicznego planowania. Analiza obłożenia poszczególnych specjalistów daje jasny obraz, jakie usługi cieszą się największym zainteresowaniem.

"Logoplan pomaga nam patrzeć w przyszłość. Widzimy czarno na białym, ilu pacjentów mamy w stałej terapii i do którego specjalisty jest największe zapotrzebowanie. To daje nam konkretny obraz sytuacji i pozwala planować dalsze kroki – czy zatrudnić nową osobę, czy zwiększyć liczbę godzin pracy. To kluczowe dane do skalowania działalności".

Podsumowanie: Od chaosu do pełnej kontroli

Historia Akademii Dialogu i Rozwoju to dowód na to, że technologia może być realnym wsparciem w skalowaniu gabinetu logopedycznego. Wdrożenie Logoplanu pozwoliło nie tylko uporządkować codzienną pracę, ale także zbudować solidne podstawy do dalszego rozwoju firmy.

Jeśli w Twoim gabinecie również zaczyna brakować czasu, a zarządzanie grafikiem i komunikacją staje się wyzwaniem, być może to sygnał, że czas na zmiany.

Chcesz zobaczyć, jak Logoplan może uporządkować pracę w Twoim gabinecie? Przetestuj nasz system bezpłatnie przez 7 dni i przekonaj się, ile czasu możesz zyskać. Kliknij tutaj, aby założyć darmowe konto.