“Rodzice wolą kliknąć niż dzwonić”

„Rodzice wolą kliknąć niż dzwonić”. Jak rejestracja online i notatki głosowe usprawniły pracę gabinetu Roksany – neurologopedy z wieloletnią praktyką

Prowadzenie gabinetu logopedycznego w pojedynkę to duże organizacyjne wyzwanie. Każdego dnia łączysz kilka ról naraz: terapeuty, kierownika, recepcjonistki, administracji, marketingu, a czasem także osoby od nagłych kryzysów.

Ten wielozadaniowy tryb pracy ma prosty skutek — każda minuta przeznaczona na organizację to minuta odebrana właściwej terapii i uważnej pracy z dzieckiem.

W świecie, w którym wizyty lekarskie umawiamy przez aplikacje, a rodzice załatwiają większość spraw z telefonu, oczekiwania wobec specjalistów rosną. Roksana Bachmura — prowadząca własny gabinet od lat — doskonale to zauważyła. Szukała rozwiązania, które nie tylko uporządkuje terminarz, ale też pokaże jej gabinet jako miejsce nowoczesne, profesjonalne i przyjazne dla rodziców.

Dziś opowiada, jak wdrożenie Logoplanu i uruchomienie rejestracji online zmieniło jej codzienność — i odbiór placówki przez pacjentów.

Wyzwanie: Pamięć jest zawodna, a Excel… czasochłonny

Zanim Roksana w pełni zautomatyzowała swoją pracę, największym wyzwaniem była konieczność „trzymania wszystkiego w głowie” i ręcznego zarządzania grafikami.

Praca w arkuszach kalkulacyjnych - choć popularna - szybko okazała się pułapką czasową. Co tydzień trzeba było tworzyć nowe tabele, wpisywać pacjentów, przesuwać terminy i pilnować, by w trakcie zmian nie powstał żaden konflikt godzinowy. Każde dodatkowe dziecko, które nie przychodziło cyklicznie lub przełożenie zajęć, oznaczało kolejne minuty pracy nad grafikiem.

Jak podkreśla Roksana:

„Najbardziej obawiałam się, że się pomylę i przypadkowo umówię dwie osoby na ten sam termin. To wymagało ode mnie ogromnej dokładności i pełnego skupienia przy planowaniu grafiku oraz odpisywaniu rodzicom.”

Brak centralnego systemu sprawiał, że każde nagłe odwołanie lub prośba o zmianę wizyty potrafiły wprowadzić niepotrzebny chaos. W głowie natychmiast pojawiały się pytania: Czy na pewno mam wolną lukę? Czy na kogoś nie zapomniałam odpisać?

A wraz ze wzrostem liczby podopiecznych rósł także czas, który trzeba było przeznaczać na samo planowanie grafiku - coraz bardziej złożone.

Rozwiązanie: Rejestracja online i nowoczesna dokumentacja

Wdrożenie Logoplanu wprowadziło do gabinetu Roksany nie tylko porządek i przewidywalność, ale także kluczowe funkcjonalności:

Ukłon w stronę rodziców - harmonogram online

Harmonogram online to funkcja, na której Roksanie zależało najbardziej. Udostępnienie możliwości samodzielnej rejestracji przez Internet idealnie odpowiada na współczesne nawyki rodziców. Jak zauważa Roksana:

„Wiele osób nie przepada za dzwonieniem - dużo łatwiej jest im po prostu zapisać się online. Widać, że świat idzie w tym kierunku; nawet wizyty lekarskie umawia się dziś przez Internet. Harmonogram online wygląda profesjonalnie i realnie zachęca rodziców.”

Dzięki temu gabinet staje się bardziej dostępny, nowoczesny i przyjazny w obsłudze.

Koniec z papierologią dzięki notatkom w systemie

Roksana, która przez lata była przywiązana do własnych, ręcznie tworzonych notatek, odkryła w Logoplanie funkcję, która całkowicie zmieniła sposób prowadzenia dokumentacji. Możliwość dyktowania opisu wizyty (speech-to-text) sprawia, że uzupełnianie kart pacjenta jest szybkie, precyzyjne i zdecydowanie wygodniejsze niż pisanie w zeszycie lub na klawiaturze.

„Bardzo spodobała mi się funkcja, że można po prostu dyktować, a notatka sama się zapisuje. Myślę, że dzięki temu przekonam się w końcu do prowadzenia dokumentacji wyłącznie w komputerze.”

To narzędzie, które realnie skraca czas pracy i odciąża głowę.

Strażnik frekwencji - automatyczne przypomnienia

System przejął obowiązek pilnowania wizyt. Automatyczne przypomnienia wysyłane do rodziców znacząco ograniczyły liczbę nagłych nieobecności i odwołań „w ostatniej chwili”.

Roksana nie musi już ręcznie wysyłać wiadomości ani co chwilę sprawdzać, czy ktoś o terminie nie zapomni — Logoplan robi to za nią, punktualnie i bezbłędnie.

Wyniki: Profesjonalny wizerunek i "dwa kliknięcia" do spokoju

Przejście na Logoplan przyniosło Roksanie wymierne korzyści, które realnie odczuwa w każdym tygodniu pracy.

• Oszczędność czasu: W porównaniu z pracą w Excelu Roksana odzyskuje kilka godzin tygodniowo. Nie musi już tworzyć nowych tabel ani ręcznie przepisywać grafiku — system robi to automatycznie, bez ryzyka pomyłek.
• Łatwość zarządzania zmianami: To, co kiedyś wymagało skupienia, nerwów i przeglądania kilku wersji pliku, dziś zajmuje… sekundy.

„Jeśli trzeba coś odwołać czy przełożyć, to są to dwa kliknięcia. Dużo łatwiej mi teraz kontrolować cały grafik.” Dzięki aplikacji mobilnej wszystko ma dodatkowo zawsze pod ręką — nawet w biegu między terapiami.

• Naturalne przejście na dokumentację online: Logoplan pomógł jej stopniowo odejść od papierowych notatek. Możliwość wygodnego dyktowania opisów wizyt sprawiła, że dokumentacja komputerowa zaczęła kojarzyć się nie z dodatkowym obowiązkiem, lecz z realną oszczędnością czasu i większym porządkiem w pracy.

Podsumowanie

Historia Roksany to dowód na to, że technologia może być realnym wsparciem w prowadzeniu jednoosobowego gabinetu logopedycznego. Wdrożenie Logoplanu pozwoliło nie tylko uporządkować codzienną pracę, ale zaoszczędzić stresu, jak również i marnowania czasu, na pracy manualnej.

Chcesz przeczytać więcej o tym, jak Kamil zautomatyzował podpisywanie dokumentów online - a może jak Alicja oszczędza nawet 6h w tygodniu na organizacji pracy swojego gabinetu?

Przekonaj się sam, że Logoplan pomoże Ci w pracy w Twoim jednoosobowym gabinecie logopedycznym!

Przetestuj Logoplan bezpłatnie przez 7 dni i przekonaj się, ile czasu możesz zyskać. Kliknij tutaj, aby założyć darmowe konto